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DSpace, diseñado por el Massachusetts Institute of Technology (MIT), es uno de los programas de código abierto preferidos por las instituciones académicas para gestionar repositorios de ficheros (textuales, audio, vídeo, etc.), facilitando su depósito, organizándolos en comunidades, asignándoles metadatos y permitiendo su difusión en recolectores o agregadores.
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**Índice**
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* [Comunidades y colecciones](#comunidades-y-colecciones)
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* [Gestión de usuarios](#gestión-de-usuarios)
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* [Publicación](#publicación)
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* [Flujo de trabajo](#flujo-de-trabajo)
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* [Consultas](#consultas)
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* [Difusión](#difusión)
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### Comunidades y colecciones
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DSpace estructura los repositorios en comunidades y colecciones, dónde las comunidades contienen sub-comunidades y/o colecciones y las colecciones contienen documentos.
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### Gestión de usuarios
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DSpace es un sistema de colaboración que requiere una buena planificación previa de las personas que interactuarán con él. Globalmente podemos hablar de un acceso público, que no requiere ningún registro y permite la consulta de las colecciones y documentos públicos, y un acceso registrado, que permite la consulta de colecciones restringidas así como interactuar con el sistema para gestionar los documentos depositados.
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Los usuarios pueden crearse de diferentes maneras:
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* Un usuario puede darse de alta directamente desde la opción "Mi DSpace", que se encuentra en menú principal de navegación. El sistema envía un correo electrónico de verificación antes de permitir llenar el formulario de alta. En este caso el usuario es asignado a un grupo genérico de usuarios y se le permite suscribirse a las colecciones, con la finalidad de recibir actualizaciones de nuevos ítems por correo electrónico.
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* El administrador del sistema puede crear usuarios manualmente desde la opción que se encuentra al menú de administración.
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* El sistema permite validar los usuarios con un directorio LDAP o con certificados digitales.
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Una vez creados, el administrador del sistema puede asignarlos a grupos, y a cada uno de estos grupos se los pueden asignar privilegios (lectura, escritura, añadir, borrar y administrar) por comunidades, colecciones o ítems concretos. Si bien existen un sinfín de combinaciones posibles, difícilmente se querrá asignar privilegios concretos a un documento. Sin embargo, es normal que se cree un grupo por comunidad o colección.
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### Publicación
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Como en la mayoría de los repositorios institucionales, el proceso de publicación de documentos corre en gran parte a cargo de los mismos autores. Es el propio autor el que carga el documento en el repositorio, el que lo describe (metadatos) y el que le asigna unos derechos de explotación. Opcionalmente, el programa permite establecer un paso previo a la publicación definitiva consistente en la revisión del documento y de la descripción hecha por parte de otros miembros de la comunidad. Dicho proceso se denomina Curaduría.
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En definitiva, el proceso de publicación de un documento en Dspace seguiría los pasos siguientes:
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1. Identificación del autor.
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1. Elección de la colección en la cual quiere publicar el documento.
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1. Descripción del documento (metadatos).
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1. Asignación del fichero correspondiente al documento (preferentemente en formatos abiertos como PDF, XML, TXT, HTM, HTML, JPG, etc.).
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1. Elección de la licencia de derechos de autor (habitualmente Creative Commons).
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1. Revisión del documento y de la descripción por parte de otros miembros (opcional).
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1. Publicación definitiva del documento.
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Por defecto, los formularios que se utilizan para describir los documentos son iguales para todas las colecciones y están basados en el esquema Dublin Core. Sin embargo, editando el fichero `input-forms.xml` se pueden crear formularios específicos para colecciones, así como asignar un nuevo esquema de metadatos para la descripción del recurso.
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### Flujo de trabajo
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El proceso de depósito de un documento en DSpace contempla un flujo de trabajo con un máximo de tres pasos. Cada paso puede estar asignado a una persona, o a un grupo de personas, que reciben una notificación cuando un documento llega a la etapa de curaduría.
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Cuando una persona de un grupo del flujo de trabajo recibe el documento puede rechazarlo, modificar los metadatos y/o aceptarlo, con lo cual pasará automáticamente al siguiente paso y en última instancia, el documento será publicado en el repositorio.
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### Consultas
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DSpace permite configurar los criterios de tres maneras diferentes de hacer búsquedas disponibles, por defecto, en el programa: navegación, consulta simple y consulta avanzada.
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#### Navegación
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El programa permite navegar alfabéticamente por las "Comunidades y colecciones", "Título", "Autor", "Materias" y "Fecha de publicación" (en este caso por orden cronológico inverso). Si resulta necesario se pueden parametrizar estos elementos de navegación en el fichero "dspace.cfg".
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#### Consulta simple
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Por defecto, DSapce puede buscar de manera simultánea en los campos "Título", "Autor", "Materia", "Resumen", "Número de clasificación interna" (series), "Editor", "Identificador" (ISBN, ISSN, URI, etc.) y "Lenguaje". Desde el fichero "dspace.cfg" se puede modificar este criterio añadiendo y/o borrando campos de busca.
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En caso de buscar por más de un término DSpace emplea por defecto el operador OR. Este criterio también se puede modificar desde el fichero "dspace.cfg" dónde se puede escoger un nuevo operador de búsqueda (AND o NOT).
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Por último, cabe mencionar que también se puede configurar el sistema para que indexe a texto completo el contenido de los documentos publicados. Para esto hace falta parametrizar el directorio "/bin/filter-media" (donde se definen los formatos susceptibles de ser indexados) y el fichero "dspace.cfg". Una vez activada esta funcionalidad la búsqueda por texto completo se podrá realizar tanto desde la casilla única de la consulta simple como desde la opción "Palabra clave" de la consulta avanzada.
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#### Consulta avanzada
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En este caso, desde el fichero "dspace.cfg"se pueden añadir nuevos campos de búsqueda o borrar algunos de los ya existentes.
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### Difusión
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Además de la difusión a través de la propia interfaz de consulta, DSpace dispone de tres herramientas más para dar a conocer los documentos depositados:
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#### Alertas
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Permite recibir por correo electrónico una notificación con los registros que se han dado de alta en una determinada colección. Para activar esta opción solamente hace falta ir a la página de la colección y subscribirse.
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#### Contenidos RSS
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Mediante la configuración del fichero "dspace.cfg", se puede habilitar la funcionalidad de difundir mediante [RSS](https://en.wikipedia.org/wiki/RSS) las actualizaciones que se hacen en una determinada comunidad y/o
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colección (`webui.feed.enable = true`). El programa permite parametrizar, entre otros elementos, el número
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máximo de noticias visualizadas, el formato RSS (se recomienda 1.0 y o/2.0) y los campos que se mostrarán.
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#### OAI
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Open Archives Initiatives Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) es un mecanismo de interoperabilidad entre repositorios. De este modo, los registros están disponibles para que los metadatos asociados a los objetos
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puedan ser recopilados (harvesting) por todo tipo de recolectores como, por ejemplo, Driver, OpenAIRE o [SNRD](http://repositoriosdigitales.mincyt.gob.ar/vufind/). |
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